如何自动化微软Outlook电子邮件响应

用四种方法自动回复邮件,更好地分享信息

学习如何使用四个强大的工具自动Microsoft Outlook电子邮件回复, 包括自动回复, 快速的部分, 签名和模板  

管理电子邮件响应, 尤其是如果你是一个忙着与客户保持联系的高管, 的同事们, 投资者和合作伙伴.

观看下面的视频或 点击这里在YouTube上观看.

 

使用Microsoft Outlook,你有多种机会自动化你的电子邮件回复. 下面是四种最有效的自动回复邮件的方法.

我如何使用模板自动电子邮件回复?

模板是一种创建自动消息的简单方法.

您可以通过创建一条新消息或回复一条消息来开始使用模板.

在ribbon上,单击View Templates按钮. 这将弹出一个新窗口,其中有一个名为My Templates的部分, 列出了一些常见的回答.

您可以编辑或删除这些模板或创建自己的模板. 为每个模板, 你可以给它一个标题,然后在文本框中输入你选择的任何标准答案, 包括复制和粘贴其他文件.

一旦您选择了模板, 您可以将它们添加到新电子邮件或快速回复,并在邮件正文中编辑它们. 对于频繁的措辞和回答,模板选项有助于加快您的沟通.

模板的优点是它们很容易使用、编辑、更新和删除. 缺点是它们非常基本,并且在模板本身中不包含格式化选项.

签名如何实现自动化?

预置签名可以帮助为不同的情况创建不同的消息. 在大多数情况下,默认签名将应用于所有外发邮件. 这些签名通常包含以下内容:

  • 全名
  • Title
  • 电话号码
  • 网站
  • 社交媒体链接

通常这些签名在整个组织或部门中都是标准化的, 并且往往包含特定的营销或法律语言.

签名可高度格式化,可以包含图形或照片来传递进一步的信息.

您可以使用签名来提高效率,并根据电子邮件收件人或电子邮件是出于业务还是个人原因而创建不同的消息.

要创建、修改或删除签名,有几种方法. 如果您在新邮件中,请转到message选项卡并单击Signature按钮. 这将显示您帐户中已有的任何签名. 要创建一个新的签名,请单击菜单底部的Signatures…选项.

访问“签名”功能的另一种方法是使用“文件”菜单, 点击选项, 然后是邮件,然后是签名.

无论你选择哪一个, 您将进入一个新屏幕,在这里您可以选择要编辑的现有签名, 重命名或删除, 或者创建一个新的签名. 在底部的盒子里,你可以:

  • 添加文本和图像
  • 调整字体和大小
  • 插入超链接
  • 设置签名的对齐方式

签名按字母顺序排列, 所以命名约定很重要, 尤其是那些为其他人或公司账户管理邮件的员工.

在“签名”界面的右上方,您可以选择要使用的电子邮件帐户,以及用于新邮件、回复或转发的默认签名.

签名还有其他功能. 对于重复发送的消息,“签名”工具可以帮助实现通信的自动化. 签名框可用于包含用于常规消息的副本——这比将文本保存到草稿消息或从Word文档复制和粘贴要快得多. 您可以为典型的查询创建多个响应签名.

什么是快速部件?

快速的部分, 以前称为构建块和自动文本, 帮助您复制和保存重复的样板文本块,可以插入到电子邮件. 这对于包含对信息或其他重复内容的请求的消息很有帮助.

要创建新的快速部件,请回复消息或创建新消息. 键入新文本或高亮显示并复制要保留的现有文本. 格式仍将. 在ribbon上的Text组下,单击快速的部分按钮. 此操作将显示现有快速部件的列表, 按类别排序, 并允许您创建一个新条目. 将出现一个新窗口,您可以在其中为条目创建名称、图库类别和描述. (你也可以在这个屏幕上创建新的类别.)

最后, 您可以确定在哪个电子邮件模板中您希望Quick Part可用,以及一些用于插入的选项.

一旦保存,Quick Part现在就可以使用了. 创建新消息, 单击“插入”按钮,然后单击“快速部件”选项,以查看要插入的选项列表.

快速的部分有几个优点. 它允许包含长条目,并保留文本和图形的格式. 它还允许您向同一消息添加多个快速的部分.

右键单击任何一个快速部件就会弹出插入快速部件的选项, 编辑其属性或组织您的可用项. 快速部件也可以插入到日历条目或任务中.

自动回复是如何工作的?

自动回复是大多数办公室的标准主食. 这是一个很好的时间管理工具,可以快速让组织内外的人知道你的状态.

使用自动回复, 你需要使用包含Microsoft Exchange服务器帐户的Outlook版本,或者通过Office 365使用Exchange Online版本. Outlook的独立版本不支持此功能.

进入“文件”选项卡,并在“信息”选项卡中选择“自动回复(不在办公室)”,从而访问“自动回复”. 选择 发送自动回复 按钮和如果你喜欢, 输入您希望在响应传入消息时使用该功能的日期和时间.

该窗口默认为您希望在组织内发送的邮件. 您可以添加您需要的文本,并应用基本格式(字体), 大小, 效果, 子弹或数字的读法, 和缩进.

记得回顾一下内容,以免使用旧的消息.

您也可以选择为组织外的人提供不同的信息. 您可以在两个受众窗口之间剪切和粘贴,以创建定制的通信选项.

在自动回复消息中包含的基本信息是:

  • 你缺席的时间
  • 你什么时候回来?
  • 如有紧急情况,应与谁联络

自动回复消息也是分享其他信息的好方法, 比如社交媒体链接, 新闻或其他高价值内容.

您还可以为您的消息设置规则, 例如,是否提醒或复制来自特定发送者的消息的同事,或使用特定模板进行回复.

一旦打开, 你会在收件箱的顶部看到一个黄色的消息栏,提醒你“自动回复”已经打开, 还有一个关闭它们的选项.

自动化是节省时间的有力方法, 在你的电子邮件回复中传递重要的信息并改善沟通. 使用这里的四个特色解决方案, 单独或一起, 能让项目继续运行并共享信息吗.

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